Convocation du salarié à un entretien préalable
Pour les sanctions lourdes (licenciement, rétrogradation, mise à pied disciplinaire par exemple), l'employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable. La convocation est faite par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par lettre remise en main propre.
Cette lettre doit être envoyée dans un délai de 2 mois maximum à compter du jour où l'employeur a eu connaissance des faits qu'il considère comme fautifs.
La lettre doit préciser l'objet, la date, l'heure et le lieu de l'entretien. L'employeur n'est pas obligé d'indiquer les faits reprochés.
La lettre précise que le salarié peut se faire assister par une personne de son choix, appartenant à l'entreprise.
Si la sanction envisagée est un licenciement, la lettre devra préciser la possibilité pour le salarié de se faire assister lors de cet entretien.
L'assistance du salarié est différente selon que l'entreprise est dotée ou non de représentants du personnel.
À savoir
La loi n'impose pas de délai à respecter entre la réception de la convocation à l'entretien et la tenue de cet entretien.
Un délai raisonnable doit être prévu par l'employeur pour avertir le salarié suffisamment à l'avance.
Si la sanction envisagée est un licenciement, l'employeur doit respecter la procédure propre au licenciement pour motif personnel.
Dans ce cas, le délai à respecter entre la convocation et l'entretien est de 5 jours ouvrables.
Tenue de l'entretien
Lors de l'entretien, l'employeur indique les motifs de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié. Le salarié n'est pas obligé de se présenter à l'entretien. Si le salarié ne se présente pas, l'employeur pourra malgré tout poursuivre la procédure.
La décision de l'employeur concernant la sanction ne sera pas connue à la fin de l'entretien. La loi impose à l'employeur d'observer un délai de réflexion avant de notifier sa décision.
Notification de la sanction au salarié
La sanction décidée par l'employeur ne peut pas être notifiée dans les 2jours ouvrables après l'entretien.
La sanction doit être notifiée au plus tard 1 mois après l'entretien.
La sanction fait l'objet d'une décision écrite et argumentée, adressée au salarié par lettre recommandée ou remise en main propre.
Exemple
Si l'entretien se déroule le lundi, l'employeur doit attendre le jeudi pour poster la lettre de notification de la sanction.
Si l'entretien se déroule le jeudi, l'employeur doit attendre le mardi de la semaine suivante pour poster la lettre de notification de la sanction. En effet si le délai se termine un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu'au 1er jour ouvrable suivant.
