L’affectation en PNA peut intervenir à la demande du fonctionnaire ou de son administration d’origine (dans le cadre d’un transfert d’un service d’un ministère à un autre, par exemple).
Quand c’est à la demande du fonctionnaire qui a postulé sur un emploi, son administration d’origine vérifie que ses futures fonctions correspondent aux missions définies par le statut particulier de son corps d’appartenance. Si c’est bien le cas, l’affectation en PNA peut être prononcée.
Les administrations apprécient la similitude des fonctions en s’appuyant sur le Répertoire interministériel des métiers de l’État (RIME) .
Lorsqu’un fonctionnaire est affecté dans un service ou un établissement public relevant d'un autre ministère que son ministère de rattachement, son affectation est prononcée par l'autorité compétente pour la gestion de son corps d’appartenance après avis conforme de l'administration d'accueil.
Et lorsque l'affectation est prononcée dans un établissement public, le ministère de tutelle en est préalablement informé.